グーグル会長 エリック・シュミット氏直伝のメール管理術

メールで出来るタスク管理!成功者のCC活用術

 

ビジネスの世界はいまやメールなしでは成立しませんが、日々送られてくる大量のメールに対処しきれていると自信をもって言えるでしょうか?
グーグルの元CEOで現会長のエリック・シュミット氏およびジョナサン・ローゼンバーグ氏によるEメールの使いかたのコツ9点が、
Timeオンラインで紹介されていましたので、日本語紹介させていただきますね。
私たちが受信するメールより圧倒的に大量のメールを受信するであろうシュミット氏のメール術、参考にしてみてください。


1.    素早く返信する

特定の相手に対してだけでなく、全員のメールへ素早く返信しましょう。「了解」などといったシンプルな返答でもかまいません。
「メールの返信が早い人」という立場を確立させることで、大切な議論や意思決定のプロセスに含めてもらえる可能性が高くなります。


2.    実用的でシンプルな表現を使う

シンプルでクリアな表記を心がけましょう。
まず下書きをして、後から余分な部分を削除してみてください。若干時間はかかりますが、ミスコミュニケーションによる手間を最小限にすることができます。


3.    受信箱を定期的に整理する

受信箱に届く大量のメール。
次にどのメールに返信するかを考えるだけで、相当な時間が過ぎてしまいますよね。

新しいメールを開いたら3つのうちのどれかを即座に選びます。

1.読む必要がないと判断できるくらい読む
2.読んですぐに返事をする
3.後で読む

1. は、返事をする必要のない、お知らせメールや、メーリングリストの該当など。
ほとんどのビジネスメールは2の対応をすることが必要ですね。
可能な限り、この2つのアクションをとりましょう。こうすることで、未読になっているメールは、複雑な案件のみとなります。
これらのメールは、スターマークをつけたり、「要対応」フォルダをつくり、移動します。
一日の終わりに「要対応」フォルダを整理しましょう。理想的には、フォルダ内のメールを無くすことですが、現実的には、残っているメールが5件以内を目指すとよいでしょう。そうしないと、あとで、どのメールから見ればいいかを考えることで、時間を無駄にしてしまいます。


4.    新しいメールから返信する

最新のメールから対応することで、関連する古いメールに自然に対応していることになる場合が多くあります(新しいメールで情報が変更されたり、議論が進んでいたりする場合が多いため)。



5.    役立つ情報は共有する

役立つメールを受信した場合、誰にとってその情報が役立つかを考え、転送します。
一日の終わりに、受信ボックスをもう一度ざっと確認して、転送すべきメールが漏れてないかを確認するといいでしょう。


6.    BCCの使用はなるべく控える

メールに直接の関係者以外を含みたいときも、BCCではなく、CCを使用しましょう。
通常、BCCを使用するということは、隠し事をしているということです。これは、生産的ではないですし、風通しのいい企業文化を作る上でよい影響を与えません。

ただ、BCCにも有効な活用方法があります。全員返信で行うEメールに、途中から、これ以上参加する必要がないと判断したメンバーをCCからBCCに変更します。
そうすることで、その後、「全員返信」を行ってもそのメンバーに届くことがなくなります。
ただし、たとえば、「この先は●●と△△で話を進めますので、そのほかの方はBCCに変更しています」などとメール上に明記して行うとよいでしょう。


7.    メールで声を荒げない

メールで怒りをぶつけるのは簡単にできるため、感情的になりすぎることも多くあります。直接話したほうがいいでしょう。


8.    リクエストのフォローアップが簡単にできるように工夫する

フォローアップが必要になるメールには、自分のアドレスをCCし、「フォローアップ」フォルダを作り移動しましょう。
後で、そのメールに「進捗は?」と返信することで簡単にフォローアップすることができます。


9.    簡単に検索できるように工夫する

あとで検索できたら便利だと考えられるメールには、キーワードを加えて自分に転送しましょう。
キーワードを考える際には、自分が検索をする際にどのような言葉を使用することになるかを考えるといいでしょう。

実はこれ、重要な書類等の写しの保管にも活用できます。
たとえば、パスポートや免許証のスキャンデータを添付し、キーワードを加えて自分にメールします。
旅行中にパスポートを紛失してしまった場合も、すぐに写しを検索することができますよね。

 

海外とのビジネスメールの秘訣

実はメールの文化も、日本と欧米と、異なる部分があります。

日本では、出来る限り関係者をCCに入れる文化がありますね。
ビジネスで海外とのメールのやり取りがある方はお気づきかもしれませんが、欧米では特に、そのような手法は好まれません。
本当に必要な情報を的確に対象者に伝えるために、メールの件名や宛名の選別には気を付けるようにしないとですね!

参考サイト:
Time
http://time.com/3425368/google-email-rules/

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Mia Omatsuzawa 大松澤実絵

Mia Omatsuzawa 大松澤実絵

Chief Executive Officer (CEO)iinettoLLC
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