【無料レポート配信】英文レイアウトの常識を知ろう!

日本語にもインデントやレイアウトのルールがあるように、欧米でも正しい レイアウトのルールが存在します。

にもかかわらず、私たち日本人は独自に英語のレイアウトのルールを作りあげて いる傾向があります。英語ネイティブがびっくりするような、不自然で違和感のある英文レポートを世界に発信してしまっていることをご存知でしたか?

初歩的なレイアウトのルールが間違っていると、それだけでコンテンツの信用力が落ちてしまいます。
貴社のウェブサイトやコーポレートツールは英語ネイティブ にとって読みやすく正しいルールになっていますでしょうか。

今回、なかなか勉強する機会のなかった英語レイアウトのルールを一冊のレポートにおまとめしました。(参照元:米国証券取引所発行  A Plain English Handbook
レイアウトの基本ルールに加え、英語ネイティブが好むレイアウトのテクニックがつまった一冊 です。 Continue reading “【無料レポート配信】英文レイアウトの常識を知ろう!”

【無料レポート配信】
ビジネスで使える英文ライティング解説書
「Plain English」ガイドブック

FREE REPORT

 

米国が国策として制定している英文ライティング「Plain English」をご存じですか?

今や、米国の法律、企業で使用される様々な文書、Wall Street Journal などの
有名なメディアでもPlain Englishは適用され、英文ライティングのグローバルスタンダードになりつつあります。

我々日本人もグローバル市場で勝つために!
グローバルスタンダードな英語をほんの少し学んでみませんか?

iinetto では、米国証券取引委員会発行の「A Plain English Handbook」を日本語ダイジェスト版にいたしました。

是非ご一読ください。

 

無料ダウンロードは下記の画像をクリック!

 

Plain_Englishのダウンロードはこちら

見た目にもこだわりたい!美しいレイアウト
– Plain English Part11 –

フォント・レイアウトにこだわっていますか?
良いドキュメントであるポイントは内容だけではありません。

日本語は1語が同じ幅のため、箱組のレイアウトが見やすいとされていますが、欧米言語は主にワード単位がいくつか集まって文章が成り立っているため、箱組にすると非常に見づらいレイアウトになってしまいます。

それぞれの言語の特性を理解し、それにあったレイアウトにすることで、ネイティブにとって見やすい、読みたくなるウェブサイトやレポートを制作することが出来ます。

内容がいかに素晴らしくても見にくいレイアウトでは、誰も読みたいとは思いません。
是非、フォントやレイアウトにはこだわって制作をしてください。

前回のBlog「意外と知らない、英語と日本語のレイアウトの違い–Plain English Part10 –
でご紹介させていただきましたレイアウトに引き続き、更に細かいレイアウトのコツをご紹介いたします。

– 行間(ラインスペーシング、レディング)
行と行の間隔を調整し、テキストの密度や可読性を調整してみましょう。
行間を十分にとることで、長い段落でボリュームのある読み物でも見た目の風通しがよくなり、読者に読んでみようという気持ちを起こさせることができます。

通称「ベタ組」と言われるスペースを空けずに文字を配置する方法は、息苦しく読む気をなくさせてしまいます。最低でも2ポイントは空けるようにしましょう。

prainenglish11-1

11/15が最も行間を広くとっています。11/11に比べ読みやすい印象を受けませんか?

–  行の文字数
理想的な行の長さは32文字~64文字と言われています。
これ以上長くなると、読んでいくうちに文字を追うことが困難になる場合があります。
文字サイズが小さければ小さいほど行の長さは短くするとベターです。
新聞や雑誌などを見るとわかりますが、情報開示資料と異なり、ページの端から端までびっしり文字が並んでいることはほとんどありませんね。

段組みにするとさらに素早く大量のテキストを読むことが出来ます。平均の段組みは25文字~40文字とされています。
その際、段組みと段組みの間に十分なスペースを空けることを忘れずに。

prainenglish11-2

一番上の例が、非推奨の端から端までテキストを並べた例。二番目が文章の長さを調整したもの。三番目が箱組の例です。

–  段落の長さ
ぎゅうぎゅうに詰まっている読み物を、見た目を風通しのよい印象に変えるコツの一つに、段落を出来るだけ短くするというテクニックがあります。
これは最近の日本語のBlogなどのレイアウトでも主流になりつつありますね。

また、出来る限り箇条書きで情報を列挙することで、読者が流し読みすることが出来、情報が頭に入りやすくなります。

prainenglish11-3

–  表の使用
伝えたいことを何も全てをテキストで列挙する必要はありません。
テキストの内容を表に書き換えることで、読み手は素早く明確な情報を入手することができます。
Afterのように表にまとめることで同じ情報量でもテキストの分量を減らし、パッと見て情報を理解することができますね。

prainenglish11-4

– グラフィック
表と同様にグラフィックを使用することも情報をすばやく明確に伝えることができるポイントです。
The Visual Display of Quantitative Information」の著書として有名なEdward R. Tufte氏はグラフィックの重要性と価値についてこのように述べています。

究極のグラフィックとは、定量的情報を論理的に考えるためのものである。一連の数字を表現したり、それを更に掘り下げたり、または簡潔にまとめるのならば、それらのデータをグラフィックとして視覚化すること最も効果的である。さらに統計情報を分析し伝達するための手法として、洗練されたデータグラフィックは簡潔でありながらも高い効果を発揮することができる。

At their best, graphics are instruments for reasoning about quantita¬tive information. Often the most effective way to describe, explore, and summarize a set of numbers—even a very large set—is to look at pictures of those numbers. Furthermore, of all methods for analyzing and communicating statistical information, well-designed data graphics are usually the simplest and at the same time the most powerful.

同書の51ページでは、優れたグラフィックを作るための基本原則にも触れています。

優れたグラフィックは限られた空間の中で、読み手に最小限の時間の中で、最大限の情報を提供することができるものである。
また、優れたグラフィックは本当に伝えなければいけない情報を正しく伝えられるものである。

Graphical excellence is that which gives to the viewer the greatest number of ideas in the shortest time with the least ink in the smallest space.
And graphical excellence requires telling the truth about data.

- デザイン
グラフィックのデザインは懲りすぎずシンプルにしましょう。
一番重要であるデータが目立つよう、不要な要素は出来る限り省きます。
ややこしいデザインにすることで、大切なデータが見づらくなることが一番残念なケースです。

必要のない3Dエフェクトやドロップシャドウ、パターン、グリッド線を乱用することで、肝心な数値がいまいちわからなくなってしまうような下記のグラフィックがいい例です。

prainenglish11-5上の3Dの図ですと、数値を見分けることが下の図に比べて困難であり、かつクオーターの比較がしづらいですね。

–  ビジュアルの比率
基準値がゼロで始まっていないグラフィックは差異を歪める可能性があるので、使用は避けましょう。
下記の棒グラフを見ていただくとお分かりいただけると思いますが、ゼロ以外の基準値は読み手に数値判断を誤らせます。

prainenglish11-6– 時間の流れ
基本的なところですが、時間の経過に伴う情報を示すグラフィックの場合、時間は過去から未来に向かって流れるように明示してください。
Beforeの図では、ぱっと見た瞬間に時間の経過と共に収益が減少しているような印象を与えてしまいます。

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– データの順序
読み手が情報を素早く理解できる表示方法にしましょう。例えば、海外株式市場の年次リターンを示した下記のリストはアルファベット順ではなく、数値の大きい順に並べるとわかりやすいですね。

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11回に渡ってお伝えしてきた米証券取引所発行「A Plain English Handbook」ダイジェスト版、いかがでしたでしょうか。

欧米ネイティブ目線で書かれたガイドブックを読むことで、グローバルスタンダードで良いとされている英語がどういったものなのかをご理解いただき、海外とのコミュニケーションや社内教育、英語力アップのお役に立てていれば幸いです。

引用元:https://www.sec.gov/pdf/handbook.pdf

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In honor of Martin Luther King, Jr. Day (Monday, Jan. 20)

キング牧師もPlain Englishを使われていた

アメリカでは、1月20日(月)、Martin Luther King Jr. Day(米国のキング牧師の記念日)でした。

I Have a Dream」(私には夢がある)で知られる有名なスピーチを行い、アメリカの人種差別(特にアフリカ系アメリカ人に対する差別)を終わらせるための非暴力抵抗運動を行った方ですね。

 

今一度、キング牧師のスピーチを聞いてみようと思い、ネット検索したところ、非常に興味深いサイトを発見。

キング牧師の有名なI Have an Dreamスピーチの音声に合わせて原稿テキストがスクロールしていくものを見つけました。

出てくるテキストは実際にキング牧師が書いたもので、スラッシュになっているところは、実際のスピーチでは話さなかった部分になっています。

http://freedoms-ring.org/?view=Speech

MLKJ

MLKJ1

また、Palin Englishで書かれてあること、そして、パブリックスピーキングをする上で大変参考になる良い例だと思いました。

 

素晴らしいポイント:

1. 声のトーン

2. 話すリズム

3. キーとなるフレーズを繰り返し使っている(I have a dream、Now is the time等)

4. 訴えの一貫性

5. 聴き手の観点で(心に入り込む)スピーチしている

人々を奮い立たるキング牧師のスピーチ、ぜひ聴いてみてください。

 

本Blogの英語

In honor of Martin Luther King, Jr. Day (Monday, Jan. 20). Here’s an interesting website that scrolls the text of Dr. King’s famous I Have a Dream speech together with the audio.

Crossed out text = planned but not spoken in the actual speech Italicized text = added to the speech on the spur of the moment

http://freedoms-ring.org/?view=Speech

A great lesson in: English
. Plain English

Public Speaking
. Tone
. Rhythm
. Repeating the key phrase (I have a dream)
. Building the case for his argument

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意外と知らない、英語と日本語のレイアウトの違い
 – Plain English Part10 –

貴社の英語版ウェブサイト、アニュアルレポートのレイアウト、ネイティブは違和感を感じているかもしれません!

英語と日本語の性質の違い

  • 英語のアルファベットは半角表記、日本語のひらがな、漢字、カタカナは全角表記が主流である
  • 英語は単語(ワード)単位で、日本語は文字(キャラクター)単位である

実は、これらの性質の違いが各言語の理想のレイアウトに深く関係します。

日本語は箱組といわれる、一行の文字数が一定であることが見やすく理想的なレイアウトです。

例:弊社ホームページのトップページです。 赤枠で囲んだ箇所をご覧ください。

一行9文字で一定しています。

3

箱組を英語に適用すると、このようにハイフネーションが入り文字間に不規則なスペースが入り、読みづらいレイアウトになります。

4

 

左寄せにすると… 2

 

ハイフネーション (ハイフン)を取ると更に読みやすくなります 。

5

 

左寄せのレイアウトは右に不規則なスペースが入るので、違和感を感じる方も多いかもしれませんが、ネイティブにとってはこれが読みやすいレイアウトとされています。

日系企業の英語版アニュアルレポートのお手伝いをさせていただく際、日本語と同じ感覚で箱組をご希望されるお客様が多いのですが、文字の性質やネイティブの観点を考えると箱組は理想的とはいえません。

米証券取引所(SEC)でも左寄せのレイアウトを推奨しています。

ご参考までマイクロソフトWord 2010でハイフネーションの設定する方法はこちらです。

1

知っていると知らないでは大きな違いです。読み手の観点で読みやすさを追求して行きたいですね!

引用元:米証券取引委員会(SEC)より http://www.sec.gov/pdf/handbook.pdf

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スティーブ・ジョブズも愛したタイポグラフィ
 - Plain English Part 9 –

何気なく好みで使用してしまっている欧文フォント。
実は使い分けの法則があるのです!

ご存知の方も多いかと思いますがMacにはWindowsに比べ多くのフォントが存在します。
スティーブ・ジョブズが大学中退後、その大学で自分の興味のあったカリグラフィーの授業にはまってしまい、それ故に「僕が大学を中退していなかったら、現在のあらゆるパソコンには豊かなフォントの機能は装備されていなかっただろう」なんていうスピーチもありました。

引用元: ウィキペディア:スティーブ・ジョブズ

http://www.newsweekjapan.jp/reizei/2011/09/post-337.php

フォントは文章を伝えるだけでなく、それに効果を持たせる機能を持ち合わせています。
我々は欧文フォントを何気なく使用している傾向がありますが、実は、フォントを使い分けることで視覚的効果を高めることが出来るのです。

米証券取引所(SEC)発行のPlain Englishガイドブックでもフォントの重要性について記載がありますのでご紹介いたします。

書体の種類

書体の種類にはセリフ体、サンセリフ体の二種類があります。

font1

セリフ体には赤丸のようにそれぞれの文字の端に小さな線が入っています。
セリフ体はサンセリフ体よりも読みやすいので、新聞や雑誌、一般的なテキストにはセリフ体を使用することが望ましいです。

サンセリフ体は、見出しなどに使用すると強調することができます。

下記が実際の例です。

font2

どうでしょう。
サンセリフ体の強調の効果に気づいていただけましたでしょうか。
また、セリフ体とサンセリフ体を使い分けることで、本文との見分けがつくので小見出しがぱっと視覚に入ってきますね。

日本語でも新聞や経済誌ではポップなゴシック体は使用せず、明朝体を使用することが一般的ですよね。 文章の内容によって日本語同様、欧文フォントを使用される場合にも内容によって使い分けをしてみてください。
引用元:https://www.sec.gov/pdf/handbook.pdf

一点要注意です!

あまりにもマニアックなフォントを使用すると発信先の環境にそのフォントが存在しない場合があります。例えばMacにしか存在しないフォントでウェブサイトを制作してしまったら、Windowsの環境で開くと、そのフォントはわけのわからないフォントに置き換えられてしまう可能性があるということです。

ウェブサイトやブログなど、多くの方が様々な環境で閲覧するケースでは、「伝えたい見た目を、読み手にそのまま効果的に見せる」という最終目的を見失わず、一般的なフォントを使用しその中で工夫してみてください。
(もちろんデザインを追求し、環境依存しない形式に変換するのであればなんの問題もありません。)

下記は一般的と言われるフォントの一例です。

セリフ体一般例:
Times New Roman

サンセリフ体一般例:
Arial
Verdana

下記に一般的なフォント例のサイトがありますのでご参考ください。
http://www.w3schools.com/cssref/css_websafe_fonts.asp

たかがフォント、されどフォントさまさまですね。

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訴求力を高める英文ライティング手法
–Plain English Part8-

英語の文章構造に忠実にライティングすることの重要性

過去のBlogでプレイン・イングリッシュにするライティングのコツの柱を

– 文章は短く(1センテンス20ワードが目安)
– 出来る限り専門用語は使用せず一般的な用語を使用すること

であることをお伝えして参りました。

本日は文章構造のコツについてお伝え致します。

学校英語で我々が初期に学習したSVOの文章構造を覚えていますか?
実はこれが英語をライティングする上でとても重要なポイントです。
英語のネイティブにとって自然な文章構造は我々日本人と違い「主語-動詞-目的語(SVO)」の順序です。
その間に余計な修飾語が入ることで、たとえネイティブであっても理解しづらい文章になってしまうのです。

下記はSVOが密接にライティングされていない文章をより密接にリライトした例文です。
(該当箇所は下線太字)

Before
Holders of the Class A and Class B-1 certificates will be entitled to receive on each Payment Date, to the extent monies are available therefor (but not more than the Class A Certificate Balance or Class B-1 Certificate Balance then outstanding), a distribution.

Beforeの文章では肝心な文章の目的語がなんとそんなところに…
読んでいる途中で文章の伝えたい骨子も曖昧になり、訴求力も失速してしまっています。

SVOを出来る限り、密接に関連させた文章にリライトした例はこちらです。

After
Class A and Class B-1 certificate holders will receive a distribution on each payment date if cash is available on those dates for their class.

文章の骨子が非常に理解しやすくなったと感じませんか?

本日はもう一つ、用語の使用方法のちょっとしたコツをご紹介します。

「respectively」の汎用は出来る限り避けてください。
なぜかは、こちらの例文を読んでいただければ歴然!

Before
The Senior Notes and the guarantee (the “Guarantee”) of the Senior Notes by Island Holdings will constitute unsecured senior obligations of the Issuer and Island Holdings, respectively.

最後の「respectively」まで読んだところで、文章をさかのぼって相互関係を確認されませんでしたか?
語数を切り詰めるために「respectively」を使用しましたが、結果として読み手の時間を節約するどころか、無駄にしてしまいましたね。

リライトした例はこちらです。

After
The senior notes are an unsecured senior obligation of the issuer, while the guarantee of the senior notes is an unsecured senior obligation of Island Holdings.

本Blogで繰り返し、「文章は出来る限り短いことが読みやすい英語」とお伝えしてまいりましたが、一番重要なプレイン・イングリッシュの目的は誰が読んでも理解しやすく、意図が明確に伝わること。ビジネス文書は特に、読み手の時間を無駄にしない、そんなライティングを目指したいですね。

iinettoは、本年も本Blogを通し、ネイティブの目線から、グローバルマーケットで勝てるコミュニケーション・ライティング手法を発信してまいります!

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Plain English -Part 7-英文ライティングをちょっとしたコツでレベルアップさせる法則 第二弾!

冗語をシンプルに言い換えることで格段に読みやすい文章に!

出来る限り能動態を使用して英文をライティングすることで読みやすく、訴求力のある英文にすることができるというお話を「Plain English -Part 5- あなたの英文ライティングをちょっとしたコツでレベルアップさせる法則」にてご説明させていただきました。

でも、能動態ばかりの文章を書ことうすると主語が重複し、「I work…  I would…  I need…」という私が、私が、私が、という単調な文章になってしまう。その解決法について一つご提案です。
文章の中に疑問文を盛り込んでいく手法です。

例:
. Won’t I sound too aggressive or rude if I use the active voice?
. How do I keep from using the pronoun “I” in every sentence if I communicate with a client or co-worker using the active voice?
. Wouldn’t using the passive voice be better when giving bad news?

是非、実践してみてください!

さて、本日の本題ですが、Plain Englishの指標の一つである文章に含まれる理想の単語数は覚えていらっしゃいますでしょうか?
平均20ワードが一息と読み切ることができ、すっと頭に入ってくる文章の長さとされています。
例えば、日本語の学校英語で習う「despite the fact that」という言い回しを使用したらそれだけで4ワード。
これを同じ意味を持つ「although」に書き換えてしまえばたった1ワードで完了です。

他の具体例もご紹介いたします。

Before(冗語) After(シンプルに言い換えた場合)
 in order to  to
 in the event   that  if
 subsequent to  after
 prior to  before
 despite the   fact that  although
 because of   the fact that  because, since
 in light of  because, since
 owing to the   fact that  because, since

こうやって見てみると、書き換えられた単語はさほど多くなく限定されていますね。

英語は日本語と違って、一つの単語に多くの意味を持ちます。
英文ライティングを向上させるには、多くの単語を覚えるよりも、一つの単語に多くの意味があることを知り、それをうまく使い回せるようになることが近道です!

次は実際の文中で受動態かつ冗語が使用されている文章をリライトした例です。
(下線太字が該当箇所)

==============

例文1:
Before
The following summary is intended only to highlight certain infor­mation contained elsewhere in this Prospectu

After
This summary highlights some information from this Prospectus.

例文2:
Before
Machine Industries and Great Tools, Inc. are each subject to the information requirements of the Securities Exchange Act of 1934, as amended (the “Exchange Act”), and in accordance therewith file reports, proxy statements and other information with the Securities and Exchange Commission (the “Commission”).

After
We file annual, quarterly, and special reports, proxy statements, and other information with the Securities and Exchange Commission (SEC).

=============

Afterの文章の方が、劇的にワード数が減り、読みやすい文章になっていることがお分かり頂けると思います。

日系企業様の原文IR資料を逐次訳すると、どうしても冗語の使用が増えてしまいます。そこで、Plain Englishにために出来る限り冗語をシンプルな単語に置き換えます。
そうすることで、理解しやすく、明確な(誤解のない)英文にすることが出来ます。

原文の書き手からすると「その事実により(because of the fact that)」という単語が、ただの「because」だけに翻訳されてしまうと、原文の主旨が誤って読み手(ネイティブ)に伝わってしまうのではないか?と不安になられるかもしれません。過去そういったご指摘を何度かいただいたこともございます。

Plain Englishは、米国で国策として推奨されており、1933年証券法に基づいて登録している米国証券会社にとって、いまや法的義務であり、米証券取引委員会(SEC)は、1998年(平成10年)にその規則を採用しています。
英国でも多くのガイドラインが発行されており、Plain Englishの査定機関もあります。

本Blogを読んでいただき、質の高い英文ライティングが逐次訳ではなく、このようなテクニックを使ってライティングをすることが重要であることを少しでもご理解頂ければ幸いです。

引用元:米国証券取引委員会(SEC)
Federal Plain Language Guidelines
http://www.plainlanguage.gov/howto/guidelines/FederalPLGuidelines/index.cfm

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Plain English -Part 6- 日本語のライティングでも使えるPlain Englishのガイドライン

会議や打ち合わせで社内用語や業界用語、専門用語を乱用されて困った経験ありませんか?
お客様に伝わる言葉を選べていなかったら、それはマイナスイメージなコミュニケーション

Plain English(プレイン・イングリッシュ)をご存知ですか? -Part2-」でご説明させていただいたルールの一つに「専門的な用語は使用せず、一般的な用語を汎用する」というガイドラインがあります。そして、抽象概念ではなく、具体的な用語に置き換えていくことで更に読みやすい文章にすることが出来ます!

たとえば、金融業界を例にとってみます。

ミューチュアル、ファンド、クーポン債、外貨取引…。
抽象概念の用語の宝庫ですね。 Continue reading “Plain English -Part 6- 日本語のライティングでも使えるPlain Englishのガイドライン”

Plain English –Part 5- あなたの英文ライティングをちょっとしたコツでレベルアップさせる法則

このコツを意識するだけであなたのライティングは各段にわかりやすい、メッセージ性の高い文章に!!

先日、「Plain English(プレイン・イングリッシュ)をご存知ですか? -Part2-」でPlain Englishのライティング方法についていくつかご紹介いたしました。
その中の一つである、「受動態は使用せず、能動態を使用する」方法について詳しくご説明いたします。

日本語は文章の特性上、受動態の文章を多く使用します。
もし、日本語をそのまま英訳するとどうなるか?
要点が曖昧で、冗長的で何を伝えたいのかわからない残念な英文になってしまいます。

いくつか事例を交えてご紹介いたします。 Continue reading “Plain English –Part 5- あなたの英文ライティングをちょっとしたコツでレベルアップさせる法則”